Als ich mich letztes Jahr bei Hotwire beworben habe, ist mir in der Stellenausschreibung das Wort Bootcamp aufgefallen. Sofort hatte ich bei diesem Wort die berühmte Szene aus Stanley Kubricks Full Metal Jacket vor meinem geistigen Auge: Rekruten, die von ihrem Vorgesetzten zur Schnecke gemacht werden. Doch sollten sich meine Befürchtungen bald in Luft auflösen: Beim Hotwire Bootcamp handelt es sich um ein jährlich stattfindendes, zweitägiges Get Together, bei dem sich alle Teams – aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Italien, Spanien und sogar Australien und Amerika – an einem Ort treffen, Vorträgen lauschen, Workshops besuchen, gemeinsamen Aktivitäten nachgehen, feiern.
Fast ein Jahr auf das heißersehnte Bootcamp warten…
Als der „Austragungsort“ des Bootcamps angekündigt werden sollte, war ich schon seit über einem halben Jahr bei Hotwire tätig und hatte etliche Geschichten über vergangene Bootcamps gehört. Irgendwann kam dann der erste Hinweis des Planungsteams, wohin es in diesem Jahr gehen würde. In den folgenden Tagen folgten weitere Andeutungen und natürlich rätselten alle Kollegen wild herum. Als das Planungsteam den Austragungsort schließlich bekannt gab, war die Freude groß: Es sollte nach New York gehen!
… und dann kam Corona
Doch die gesamte Planung und Vorfreude kamen zum Erliegen, als die Corona-Pandemie über uns hereinbrach. Reisen und größere Zusammenkünfte waren nun erstmal nicht mehr möglich. Mussten wir also das Bootcamp komplett ausfallen lassen? Oder konnte es eine digitale Alternative geben?
Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit sind schon lange feste Bestandteile unserer Kultur. Immerhin verteilen sich sowohl unsere Teams als auch unsere Kunden auf der ganzen Welt. Außerdem hat Hotwire das Konzept des Thoughtful Workings verinnerlicht, über das sämtliche Mitarbeiter die Möglichkeit haben, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind – auch wenn das bedeutet, den ‚traditionellen‘ Arbeitsplatz gegen das Heimbüro einzutauschen. Es war also schnell klar, dass wir das Bootcamp als digitales Firmenevent veranstalten würden. Am 22. und 23. Juli war es dann so weit.
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Still recovering from the happiness hangover brought on by Bootcamp 2020! #HWReWired
Bootcamp 2020: Zoom statt New York
Doch wie ersetzt man ein physisches Firmenevent mit allen, global verteilten Mitarbeitern – in unserem Fall waren es mehr als 300 – durch ein digitales? Wie haben wir es geschafft, dass das Bootcamp 2020 nicht nur ein glorifiziertes Webinar – ein „weiterer Termin im Kalender“ – wird, sondern eine wertvolle digitale „Experience“?
Organisation und Technik
Die erste organisatorische Hürde bestand darin, die Zeitzonen in den Griff zu kriegen. Als beste Lösung erwies sich, das Event praktisch zweimal stattfinden zu lassen: einmal für die Kollegen aus Europa und Australien, ein zweites Mal für die Kollegen aus Nordamerika. Für die Übertragung der Live- sowie der ggf. im Vorfeld aufgezeichneten Vorträge nutzten wir vor allem die Plattform unseres Kunden Zoom. Parallel dazu konnten alle Bootcamp-Teilnehmer über die Event-App Whova und über einen eigens eingerichteten Slack-Channel kommunizieren. Das führte zu einem permanenten Austausch: Leute teilten Fotos, stellten Fragen, jubelten, lobten und lachten gemeinsam.
Inhalte und Engagement
Auch sonst taten unsere Organisatoren alles, um viel Interaktion zu erzeugen: Die kurzen, prägnanten Sessions waren darauf ausgerichtet, für alle Mitarbeiter so lehrreich und inspirierend wie möglich zu sein. Kollegen aus allen Ländern durften etwas zum Event beitragen und über berufliche oder private Themen sprechen, für die sie eine Leidenschaft besitzen. Daneben haben wir externe Redner eingeladen, die das Event mit eigenen Erfahrungen und inspirierenden Gedanken bereicherten. Die kanadische Softballspielerin Victoria Hayward zum Beispiel gab uns einen Einblick in das Olympic Mindset und wie man sich von scheinbar unüberwindbaren Hindernissen nicht einschüchtern lassen, sondern mit Geduld immer sein Ziel im Auge behalten soll. Die britische Autorin und Rhetorik-Coach Shola Kaye überzeugte mit einem Vortrag über offene und empathische Kommunikation an einem inklusiven, diversen Arbeitsplatz.
Damit sich diese Vorträge nicht wie gewöhnliche Videocalls anfühlten, wurde das Publikum direkt mit eingebunden. Eine Woche vor dem Bootcamp erhielten wir ein Paket, in dem sich allerhand Utensilien befanden, die Teil der Sessions waren. Außerdem sorgten Quiz- und Umfragen-Einlagen für direkte Interaktion.
Es wurde sogar an Möglichkeiten gedacht, das Engagement aller Zuhörer, die das Bootcamp größtenteils von zu Hause aus verfolgten, zu fördern. Wir konnten zwischen mehreren Masterclasses und Workshops wählen, in denen vor allem Interaktivität und Teamarbeit gefragt waren: Improvisationstechniken, gemeinsames Kochen, Cocktails mixen sowie ein digitaler, von den Organisatoren selbst inszenierter Escape R(Z)oom rundeten die beiden Event-Tage auf spielerisch-humorvolle Weise ab. Die Ergebnisse der Masterclasses posteten die Teilnehmer stolz im Slack-Channel.
Gamification-Elemente weckten – vor allem bei mir als kompetitiver Gamerin – den Spielergeist der Mitarbeiter: Über Whova konnten wir an Gewinnspielen teilnehmen, in denen es das beste Foto und die beste Caption zu küren galt. Mithilfe einer Schnitzeljagd fokussierte das Planungsteam unsere Aufmerksamkeit auf die Keynote Speaker: Vorgegebene Sätze mussten in den Vorträgen wiedergefunden werden – mit Aussicht auf einen Preis.
Darf es noch ein bisschen Party sein?
Wer nicht aufs Feiern verzichten möchte – so wie wir – kann dies ebenfalls ganz einfach digital umsetzen. Eingeläutet wurde unser Event durch ‚hauseigene‘ DJs, die für die richtige Einstiegsstimmung sorgten. Hotwire besitzt sogar eine eigene Band: die Borderless Thinkers. Deren Mitglieder, die sich ebenfalls auf der ganzen Welt verteilen, hatten vorab mehrere musikalische Einlagen vorbereitet, die sie vor den Pausen spielten. Und dank der Mixology-Masterclass gab es für einige Kollegen sogar schon Cocktails zur Mittagszeit.
Natürlich war es schade, das Bootcamp nicht in New York abhalten zu können. Für uns war das Digital Bootcamp 2020 dennoch ein voller Erfolg. Denn wir haben den Beweis erbracht, dass Teamevents auch digital funktionieren.